Wie moet een evenementenaanvraag indienen?
Als organisator moet je in volgende gevallen verplicht toestemming krijgen van het bestuur om jouw evenement te organiseren:
- het evenement vindt plaats op het openbaar domein (bv. buurtfeesten, sportmanifestaties, markten, ruiltocht …), ongeacht het aantal verwachte deelnemers/bezoekers
- het evenement vindt plaats op privaat domein en verwacht meer dan 100 bezoekers of deelnemers
- het evenement verwacht meer dan 100 personen en is op een tijdelijke evenementenlocatie (kerk, tent, schuur…). Activiteiten die plaatsvinden in De Griffel, De Mastbloem, de gemeenschapslokalen of andere gereglementeerde locaties zoals horecazaken e.d. vallen hier niet onder;
- fiets- en wandeltochten met meer dan 100 deelnemers en met start- of aankomstplaats in Kruisem;
- fiets- en wandeltochten met meer dan 100 deelnemers die een doortocht door het grondgebied Kruisem hebben;
- alle gemotoriseerde tochten met start- of aankomstplaats in Kruisem;
- afspelen van muziek luider dan 85 dBA (enkel bij publiek toegankelijke activiteiten kan afwijking worden aangevraagd!) ongeacht de locatie of het bezoekersaantal (ook in De Mastbloem, De Griffel en de andere gemeenschapslokalen).
Een evenementenaanvraag is aanbevolen vanuit veiligheidsoogpunt in volgende gevallen:
- fiets- en wandeltochten met minder dan 100 personen
- privé evenement op privaat domein met minder dan 100 personen (verkorte aanvraag, geen vergunning)
Het aanvragen van toestemming doe je door middel van het invullen van het aanvraagformulier evenementen. Het aanvragen gebeurt ten minste acht weken voor aanvang. Zowel de aanvraag, de ontvangsmelding als de toelating gebeuren digitaal.
Het digitale evenementenformulier
Bij de organisatie van een evenement komt heel wat kijken. Het evenementenformulier is zo opgebouwd dat het meteen ook een overzicht is voor de organisator van alle taken en verplichting.
Hieronder vind je per rubriek algemene voorwaarden, eventuele extra informatie en aandachtspunten. De organisator die een evenement aanvraagt, verklaart op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met deze informatie en aandachtspunten.
I. Rubriek 'Algemeen'
II. Rubriek 'Periode'
III. Rubriek 'Locatie'
V. Rubriek 'Geluid'
VI. Rubriek 'Catering'
VII. Rubriek 'Publiciteit'
VIII. Rubriek 'Veiligheid'
IX. Rubriek 'Materiaal'
X. Rubriek 'Contact'
XI. Rubriek 'Bevestiging'
Vooraleer je het evenementenformulier finaal verzendt, controleer je of alles correct is ingevuld en alle nodige documenten zijn toegevoegd (dit kan o.a. in de rubrieken ‘Algemeen’ en ‘Locatie’).
Vink vervolgens de twee ? aan en druk op verzenden.
Je ontvangt hierop een bevestigingsmail.
Bij eventuele bijkomende vragen of onduidelijkheden, zal je door ons gecontacteerd worden.
- Aanvraag vergunning wielerwedstrijd of veldrit (AWV) (623.25 KB) "pdf"
- Aanvraag toestemming uitvoeren bewakingsactiviteiten (268.1 KB) "pdf"
- Conformiteitsverklaring plaatsen tent (42.47 KB) "docx"
- Conformiteitsverklaring plaatsen tribune (42.11 KB) "docx"
- Melding kampvuur (bij evenement) (37.96 KB) "docx"